Berlin (ots) –
Als Unternehmensberater hat sich Daniel Graf darauf spezialisiert, Unternehmen bei der Vorbereitung auf den Erwerb von Prüfsiegeln zu unterstützen. Durch seine Beratung gelingt es Unternehmen, Schwachstellen aufzudecken und ihre internen Abläufe normgerecht anzupassen. Hier erfahren Sie, wie der Experte seine Kunden in fünf Schritten zum gewünschten Erfolg führt.
Ganz gleich, in welcher Branche ein Unternehmen tätig ist – Kunden geben ihr Geld am liebsten bei Anbietern aus, denen sie vertrauen. Ein von einer unabhängigen Organisation wie dem TÜV vergebenes Prüfsiegel schafft Vertrauen und stellt somit eine sinnvolle Investition dar. „Welche Zertifizierungen für ein Unternehmen sinnvoll sind, hängt stark von dessen Unternehmensgegenstand ab und von der Frage, an welcher Stelle die Außenwahrnehmung verbessert werden soll“, erläutert Unternehmensberater und ISO-Experte Daniel Graf.
„Ich unterstütze meine Kunden dabei, die für sie passende Strategie auszuarbeiten und ihr Ziel zu erreichen“, führt er weiter aus. Gemeinsam mit seinem Team hat Daniel Graf es sich zur Aufgabe gemacht, Unternehmen dadurch den Weg zur ISO-Zertifizierung zu ebnen. So hilft er seinen Kunden dabei, den Trust-Faktor von Gütesiegeln zu nutzen, um Alleinstellungsmerkmale zu schaffen und sich von der Konkurrenz abzuheben.
1. Das richtige Prüfsiegel finden: Überlegungen im Voraus
Aufgrund der Vielzahl an Prüfsiegeln im Umlauf sollten Unternehmen den Weg zur richtigen Zertifizierung mit professioneller Beratung gehen. Wie Daniel Graf weiter erklärt, sollte das angestrebte Prüfsiegel immer das wiedergeben, was das Unternehmen selbst nach außen tragen will. Unternehmen müssen sich daher zuerst über ihre Ziele klar werden, bevor sie sich für eine bestimmte Zertifizierung entscheiden.
Beispielsweise wäre es einem Unternehmen auf Mitarbeitersuche von Nutzen, seinen Mehrwert als Arbeitgeber zu betonen. Währenddessen wäre ein Onlinehändler, der Kunden von seiner Seriosität überzeugen muss, mit einem Trust-Siegel für sichere und leistungsstarke Verkaufsprozesse besser beraten. Aus diesem Grund empfiehlt Daniel Graf, in einem individuellen Beratungsgespräch abzuklären, welche ISO-Normen sinnhaft auf den jeweiligen Aspekt anwendbar sind.
2. Beratung durch Experten: Bedarf im eigenen Unternehmen feststellen und Lösungen planen
Auf dem Erstgespräch aufbauend muss zunächst der Status quo innerhalb des Unternehmens geklärt werden. „Das heißt, das gesamte Unternehmen und seine Prozesse werden gescannt“, fährt Daniel Graf fort. Dies ermöglicht im weiteren Verlauf zielführendes Handeln, um Abweichungen von den im ISO-Regelwerk geforderten Anforderungen auszugleichen.
Für die optimalen Resultate sollten im Rahmen der Beratung zudem Ansätze zur Optimierung interner Abläufe entwickelt werden. Diese liefern Impulse, um nicht nur die Norm selbst zu erfüllen, sondern schlussendlich als Unternehmen effizienter zu wirtschaften.
3. Daniel Graf rät zu klaren Prioritäten in der Unternehmensentwicklung
Die Umsetzung der notwendigen Maßnahmen für die angestrebte Zertifizierung muss unbedingt einem klaren Konzept folgen. Daniel Graf erläutert dazu, nicht alle geplanten Maßnahmen müssen zwingend bis zur Prüfung durch einen Sachverständigen abgeschlossen sein. Vielmehr sollte die oberste Priorität jenen Aspekten gelten, die dazu dienen, Abweichungen von der Norm zu beheben.
Optimierungspotenzial, das über die Muss-Kriterien der ISO-Norm hinausgeht, hat hingegen eher strategischen Charakter, so Daniel Graf weiter – es kann also kurzfristig hinten angestellt werden, falls erforderlich. Dennoch stellen auch diese Aspekte einen wichtigen Teil der Prozessoptimierung dar und sollten weiter verfolgt werden, sobald Kapazitäten dafür bestehen.
4. „Generalproben“ schaffen Sicherheit vor Zertifizierung
Kurz vor der Abnahme durch den Gutachter sollte die Chance genutzt werden, die Zusammenarbeit mit dem Berater Revue passieren zu lassen – „sodass man nichts ins kalte Wasser springt, sondern wirklich gut vorbereitet in so ein Audit geht“, ergänzt Daniel Graf. Insbesondere Führungskräfte müssen damit vertraut sein, wie das Audit vonstattengeht und welche Nachweise benötigt werden, um normgerechte Abläufe zu belegen.
Ferner sollte sämtliches Personal vor dem Prüfungstermin darauf eingestimmt werden, was es im Rahmen des Audits erwartet. Unterlaufen Mitarbeitern Flüchtigkeitsfehler oder reagieren sie irritiert, weil ein Fremder sie im Betrieb mit seltsamen Fragen überrascht, wirft dies kein gutes Licht auf das Unternehmen.
5. Reibungslose Abläufe bei der TÜV-Prüfung
Kommt der prüfende Sachverständige in den Betrieb, muss ein reibungsloser Ablauf gewährleistet sein: Benötigte Nachweise sollten griffbereit liegen, während das Personal Fragen zu den zu prüfenden Arbeitsprozessen kompetent beantworten können sollte. Besonderes Augenmerk legt der Prüfer dabei darauf, ob die Prozesse selbst der Norm entsprechen und im Arbeitsalltag entsprechend umgesetzt werden.
Bisweilen kommt es jedoch zu Missverständnissen, warnt Daniel Graf. Da sich die Fachsprache eines Prüfers oft von der im Betrieb gebräuchlichen Sprache unterscheidet, entstehen Situationen, in denen Problemstellungen falsch verstanden werden. Deshalb sollte unbedingt ein Berater bei der Prüfung präsent sein, der zwischen den involvierten Parteien vermittelt und Missverständnisse aufklärt.
Die TÜV-Zertifizierung: keine Endstation, sondern ein Anreiz für weitere Verbesserung
Mit der bestandenen Abnahme durch die Prüfstelle ist es für ein Unternehmen jedoch noch nicht getan. Erhält es ein Prüfsiegel und das dazugehörige Zertifikat, darf es damit zwar sofort werben – allerdings wird innerhalb der kommenden Jahre, eine jährliche Überwachungsprüfung durchgeführt, ob die Bedingungen der ISO-Norm weiterhin erfüllt werden. Ferner sind die Träger von Prüfsiegeln dazu angehalten, ihre Qualität fortlaufend zu verbessern. Im Rahmen interner Audits und Management-Reviews sollen die Verantwortlichen jährlich feststellen, ob die selbst gesteckten Qualitätsziele erfüllt wurden.
Dies, so Graf, stellt einen weiteren Vorteil der Zertifizierung dar, von dem beide Seiten profitieren: Anstatt nach der Prüfung zu stagnieren oder in alte Muster zu verfallen, erhalten Unternehmen den Ansporn, sich weiterzuentwickeln. Dadurch werden sie nicht nur einer Norm gerecht – sie steigern zudem nachhaltig ihre Fähigkeit, die Ansprüche der Kundschaft bestmöglich zu erfüllen.
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