Berlin (ots) –
Auch heute wickeln Unternehmen einige Prozesse immer noch manuell ab. Wer sich künftig auf dem Markt etablieren möchte, muss alte Gewohnheiten früher oder später ablegen. Dazu gehört auch, bestehende Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren.
„Manuelle Prozesse mindern nicht nur die Arbeitsflexibilität, sondern auch die Transparenz. Wer die Digitalisierung in seinem Unternehmen voranbringt, macht sich außerdem krisensicher“, sagt Daniel Graf. Insbesondere für Firmen, die Mitarbeiter suchen, seien digitale Prozesse ein großer Vorteil. Im Folgenden verrät Daniel Graf sieben Prozesse, die jede Firma digitalisieren sollte, um effizienter zu sein.
1. Der Vertrieb
Um ihn skalierbar zu machen, müssen Übersichten über die Kunden vereinfacht werden. Ferner muss die Kommunikation mit ihnen nachvollziehbar sein. CRM-Systeme leisten diese Aufgabe hervorragend. Neben der Einführung einer professionellen Software müssen wiederholbare Tätigkeiten entstehen. Der Vertrieb benötigt klare Vorgaben, wie Verkaufsgespräche geführt und abgewickelt werden. Diese Prozesse lassen sich automatisieren, systematisieren und schließlich digitalisieren. Für das Unternehmen führt dies zu mehr Kunden und so auch zu mehr Abschlüssen.
2. Kundengewinnung
Wer neue Kunden gewinnen möchte, muss eine digitale Omnipräsenz erzeugen. Über bezahlte Werbeanzeigen, Auftritte in sozialen Medien und die eigene Webseite wird diese Aufgabe digitalisiert und ausgelagert. Verkäufer und Events können weder die Effizienz noch die Reichweite einer Werbeanzeige erreichen. Trotzdem ist der persönliche Kontakt wichtig. Es gilt, eine gute Kombination zu finden.
3. Das Fulfillment
Im Bereich der Dienstleistung oder im Agenturwesen hängt meist vieles zu sehr von der Kompetenz einzelner Personen ab. Sind diese nicht einsatzbereit, leidet der gesamte Prozess. Dieser muss wiederholbar gestaltet werden. Vereinfacht wird dies durch die Einführung von Software, die den Prozess systematisiert. Jedes Wissenselement lässt sich standardisieren und systematisieren. Systeme lassen sich immer durch Software unterstützen. Dies ersetzt zwar keine Menschen, beschleunigt aber die Prozesse und hilft, einen gleichbleibenden Qualitätsstandard zu erreichen.
4. Rechnungslegung und Buchhaltung
Auch hier müssen Standardisierungen und schließlich Digitalisierungen vorgenommen werden. Über eine Rechnungssoftware können automatisiert Rechnungen erstellt werden. Individuelle Erfordernisse lassen sich über Schnittstellen anpassen. Auch das Mahnwesen wird automatisiert. Wer den Prozess von der Kundenerfassung bis zur Rechnungsstellung sauber im System definiert, unterbindet in diesem Bereich Fehler. Die Arbeit wird deutlich beschleunigt. Dazu gehören auch die Datenübertragungen an den Steuerberater und das Finanzamt.
5. Angebotswesen
Wer Monate benötigt, um dem Kunden ein Angebot zu senden, frustriert diesen. Das Momentum des Erstgesprächs und die Beziehung zum Kunden gehen verloren. Wichtig ist daher die automatisierte Datenübergabe vom Sales-Bereich in das Angebotswesen. Wenn dies standardisiert ist, lässt sich auch das Angebot selbst programmieren. Hier kann auf vorher definierte Leistungen oder Artikel zurückgegriffen werden. 80 bis 90 Prozent lassen sich standardisiert abwickeln. Der Weg des Angebots zum Kunden lässt sich über CRM oder E-Mail-Systeme definieren.
6. Feedback und Evaluation
Die Kundenzufriedenheit gibt wichtige Rückschlüsse für die Weiterentwicklung eines Unternehmens. Diese Aufgabe lässt sich systematisieren und schließlich als Prozess gestalten. Nach dem Abschluss eines Projekts gibt es dann ein Auswertungsgespräch mit dem Kunden, das Impulse für das Unternehmen gibt. Wenn der Prozess bis zu Ende gedacht ist, lassen sich die Erkenntnisse durch ein Tool digitalisieren.
7. Personalmanagement
Die Mitarbeitergewinnung muss ebenfalls digitalisiert werden. Entscheidend ist es zunächst, den Prozess zu standardisieren. Die Tätigkeiten müssen so vorbereitet werden, dass Menschen ein Onboarding so durchlaufen können, dass sie die Aufgaben abbilden können. Die Systematisierung bewirkt, dass der Prozess auf alle Funktionen und Unternehmensstandorte übertragbar ist. Dann kann der digitalisiert werden. Tools wie Recruitee helfen, Bewerber vorzufiltern und eine Übersicht zu erstellen. Für die Auswahlkriterien gibt es klare Standards, die sich digitalisieren lassen. So werden Entscheidungen vereinfacht und beschleunigt.
Über Daniel Graf:
Daniel Graf von der IfDQ Audit GmbH hilft Unternehmen dabei, ISO-Normen, DIN-Standards sowie die Normen der DQN-Reihe richtig umzusetzen und unterstützt sie auf dem Weg zu ihrer Zertifizierung. Mit seiner Arbeit erspart er Führungskräften und Mitarbeitern Unmengen an Bürokratie und nimmt ihnen die Prüfungsangst. Weitere Informationen unter: www.ifdq.de
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